KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Để vấn đề được hiệu quả và khoa học hơn thì chúng ta nên điểm qua quy trình giải quyết gồm 8 bước dưới đây.
1. Nhận Thức Vấn Đề
Trước khi bạn cố lao đầu và hơi sức vào điều gì đó, bạn nên tỉnh táo hỏi bản thân “chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?” hoặc “giả sử như việc này không thực hiện được thì…?” Bởi có thể bạn sẽ bị lầm lẫn bởi các cảm xúc tiêu cực của bản thân, hoặc vấn đề có khả năng tự biến mất/không quan trọng. Khi vấn đề sảy ra, cố gắng bình tĩnh và dành thời gian ngồi lại để nhận thức rõ về vấn đề. Từ đó bạn sẽ có thể tìm ra được nguyên nhân và phương án giải quyết phù hợp.
Thời gian là hữu hạn, nên bạn cần nhận thức đúng đắn vấn đề trước khi tiến hành làm điều gì. Nếu không chắc về góc nhìn của mình, thì bạn cần một sự chia sẻ từ đồng nghiệp, người thân. Sau khi bạn nhìn ra thì xây dựng bản kế hoạch cũng không phải là quá muộn.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề
Bên cạnh nhận thức, thì có những vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn hoặc bạn không thể trực tiếp can thiệp. Ví dụ như khách hàng đột nhiên từ chối ký hợp đồng dù mọi điều khoản đã ổn thỏa, và cơ bản là điều này không phải lỗi của bạn chỉ là khách hàng đột nhiên thay đổi.
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết, do vậy bạn cần xác định chủ sở hữu thực sự của vấn đề. Sau đó, bạn cần chuyển vấn đề đến cho người có thẩm quyền, hoặc khả năng. Đừng dại dột cố làm điều gì đó ngoài sức mình, như câu “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
Điều này này không phải đồng nghĩa với việc khi vấn đề sảy ra thì bạn có tâm lý “đẩy vấn đề sang người khác” và phủ nhận trách nhiệm của mình. Nếu vấn đề thật sự do chính bạn sở hữu thì phải thẳng thắng đối diện và giải quyết.
3. Phân tích để hiểu căn nguyên vấn đề
- Bất kì vấn đề gì trước khi bắt tay vào thực hiện chúng ta cũng đều phải tìm hiểu, thăm dò, khảo sát đầy đủ thông tin. Nếu không hiểu rõ ngọn ngành mà bạn đã vội vàng xây dựng chiến lược, và kế hoạch thì sẽ dễ dẫn đến cách làm sai lệch, hoặc vấn đề được giải quyết không triệt để. Trong ngành y hay bị tình trạng “bắt không đúng bệnh” bởi cái trị được là triệu chứng, chứ không phải bệnh thật sự.
Vì thế, bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết. Và để xác định được những thông tin của công việc, thì ta cứ đặt ra các câu hỏi.
- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)?
- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
- Nguồn lực nào để thực hiện công việc? (sẵn có, tìm kiếm)
- Công việc này có thuộc quyền hạn của mình hay không?
- Bản chất của công việc là gì?
- Những đòi hỏi của công việc?
- Mức độ khó – dễ của công việc?
Sau khi trả lời được những câu hỏi trên, bạn sẽ có đủ những thông tin cần thiết của vấn đề để phân tích và đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất.
4. Đưa Ra Mục Tiêu Thiết Thực
Sau khi đã nắm rõ vấn đề, thì coi như đã đi được 50% đoạn đường. Tiếp theo là bạn cần chọn mục tiêu thiết thực. Khi bạn đặt ra mục tiêu đúng đắn, thì đoạn đường để giải quyết vấn đề sẽ trở nên ít gồ ghề, vất vả hơn nhiều. Câu hỏi ở đây sẽ là: “Tôi cần cố gắng những gì, và đạt được điều như thế nào?”.
Ví dụ bạn là trưởng phòng nhân sự và được công ty giao nhiệm vụ phải tuyển dụng thêm nhân sự cho các bộ phận đầu năm. Vậy bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể ở đây là nên tuyển bao nhiêu người là hợp lý, đăng tuyển ở những kênh nào, chỉ tiêu ra sao?
5. Đánh Giá Giải Pháp
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, bạn sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Câu hỏi ở đây sẽ là: Trên cơ sở những thông tin có được và mục tiêu cần đạt được, các giải pháp mà cần chọn lựa là gì?
Ví dụ như chiến lược tuyển nhân sự cho công ty. Bạn cần lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp nên đăng trên website và fanpage của công ty hay đăng trên các website việc làm. Giải pháp đánh giá năng lực của nhân sự khi phỏng vấn ra sao?
Một mẹo nhỏ để bạn có thể đánh giá hiệu quả các giải pháp đó chính là “chấm điểm” cho từng giải pháp đưa ra theo nhiều chức năng và lợi ích khác nhau. Giải pháp nào giành được số điểm cao nhất bạn sẽ cân nhắc để ưu tiên thực hiện.
6. Chọn Lựa Và Xác Định Giải Pháp
Đến đây thì bạn cần vận dụng sự sáng tạo để tìm ra những giải pháp tối ưu. Lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả. Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
– Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
– Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
– Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?
– Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?
7. Thực Hiện
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Lời khuyên là khi thực hiện đừng quá vội vàng “đốt cháy giai đoạn”, cũng như tránh bị xao nhãng bởi các lời nói tiêu cực bên ngoài. Nãy thực hiện từ bước một, thật cẩn thận, tỉnh táo và thực hiện với lòng quyết tâm cao để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
8. Đánh Giá Kết Quả
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có hiệu quả không và có những “tác dụng phụ” ngoài ý muốn nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn tránh được các hệ quả xấu và hao tổn nguồn lực ở những vấn đề khác tiếp theo.
Quy trình 8 bước này dù hơi dài, nhưng sẽ phát huy hữu hiệu nếu bạn chịu kiên nhẫn và quyết tâm. Tất nhiên nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện. Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.
K: Sự hiểu biết – Kiến thức (Knowledge)
O: Mục tiêu (Objectives)
A: Phương án (Alternatives)
L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A: Hành động (Action).
Một Số Cách Thực Tiễn Để Nâng Cao Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề
– Hãy nghĩ ra càng nhiều giải pháp càng tốt cho mọi vấn đề bạn đang gặp phải. Sau đó, bạn phải cầu thị để nhận phản hồi từ những người xung quanh để có tầm nhìn rộng hơn và giải pháp mới tối ưu.
– Đặt ra những giả định, và cách giải quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh. Ví như sếp yêu cầu bạn chuyển công tác đột ngột nhưng bản thân bạn lạ không muốn, thì bạn sẽ làm gì. Bạn có thể nghĩ ra bao nhiêu giải pháp, và đâu là giải pháp tối ưu. Hãy thường xuyên đặt ra các giả định cho bản thân để bạn có sự chuẩn bị tốt hơn trong trường hợp hy hữu xảy ra.
– Mỗi ngày hãy nghĩ ra một số giải pháp cho một vấn đề tưởng tượng. Ví như, đồng nghiệp đột nhiên hiềm khích, sếp la mắng bạn giữa phòng họp… Bạn sẽ giải quyết như thế nào??
– Luôn luôn nghĩ rằng các vấn đề thường có hơn một giải pháp. Chúng ta càng có sẵn nhiều công cụ thì chúng ta sẽ ngày càng trở thành người giải quyết vấn đề giỏi hơn.
– Tự thưởng cho mình khi bạn tìm ra được một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề nào đó (như một buổi tối xem phim với người thân). Điều đó giúp bạn có thêm động lực để tìm ra các giải pháp cho các vấn đề tiếp theo.
Kỹ Năng Ra Quyết Định
Việc đưa ra quyết định có hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất của các bất kì ai. Trong môi trường công sở thì lại càng cần thiết bởi bạn sẽ cần phải có lúc nói “không” với các đòi hỏi thiếu thiết thực từ đồng nghiệp, cấp trên.
Nhưng trên thực tế ít người chú trọng rèn luyện điều này, nên các quyết định thường mang tính cá nhân, võ đoán. 7 lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn trong việc đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất vào bất kỳ thời điểm nào và góp phần cải thiện hiệu suất công việc.
1. Xác Định Các Vấn Đề Cần Được Giải Quyết
Trước khi chọn ra quyết định này, ra quyết định kia thì bạn nên dành một khoảng thời gian hợp lý để xác định các tình huống cụ thể. Sau đó, bạn sắp xếp các vấn đề theo thứ tự cần giải quyết.
Đừng vội vàng đưa ra quyết định mà hãy xem xét kỹ lưỡng đó có thực sự là vấn đề quan trọng cần giải quyết hay không? Mức độ ưu tiên như thế nào? Có cần thiết phải chia nhỏ các vấn đề để giải quyết cho dễ dàng hơn không?
2. Thực hiện mục tiêu từng bước một
Không phải giống như việc kiểu chơi chứng khoán, hay đầu tư tiền ảo lên xuống bất thường, nên bạn cần bình tĩnh theo kiểu “chậm mà chắc” khi đưa ra quyết định. Thậm chí, bạn cần lùi lại một bước để nhìn nhận vấn đề theo một cách mới mẻ hơn. Mỗi quyết định của bạn phải dựa trên sự phát triển của tương lai, và sử dụng quá khứ như lời tham khảo quý báu. Ngoài ra, bạn còn biết khai thác thông tin cần thiết mới và nắm bắt các ý tưởng mới khi tham khảo ý kiến người khác.
Hãy xem việc thực hiện mục tiêu như khi bạn leo cầu thang, bước từng bước một cách chậm rãi, vững chắc để tiếng dần đến với mục tiêu cuối cùng.
3. Cân Nhắc Phương Án Để Giải Quyết Vấn Đề
Đừng bao giờ để bản thân bị rơi vào tình trạng “đường cùng”. Bạn nên cân nhắc các phương án giải quyết với mọi khả năng có thể xảy ra. Tốt nhất là bạn cần phải chuẩn bị ít nhất 5 phương án khác nhau để giải quyết một vấn đề. Luôn sáng tạo để nghĩ ra các phương án thay thế, và đừng bỏ qua bất kỳ một phương án nào vì “biết đâu bất ngờ”.
4. Phân Tích Từng Phương Án Đã Lựa Chọn
Đối với từng phương án, hãy cân nhắc kỹ những điều sau: Mặt tích cực của phương án này là gì? Mặt tiêu cực là gì? Phương án này có ảnh hưởng tới ai hay tới việc gì không? Liệu phương án này có thể chấp nhận được không? liệu nó có phù hợp với các mục tiêu và kế hoạch làm việc lâu dài của bạn?
Tốt nhất là bạn nên cụ thể hoá những mục tiêu mà mình có thể đạt được. Khi thấy cần, có thể xem xét lại những phương án ban đầu của mình và thay đổi chúng. Trong kế hoạch thành công của bạn phải bao gồm các bước mà các bạn cần thực hiện, nguồn nhân lực, vật chất cần thiết để thực hiện quyết định, một khung thời gian cho mỗi hành động và lịch trình tiến hành để có thể tổng kết đánh giá.
5. Công Bố Quyết Định
Khi đã thống nhất tất cả và quyết định phương án cuối cùng, bạn hãy đem lại niềm tin đến cho chính mình và đồng nghiệp bằng cách truyền đạt quyết định của bạn. Lưu ý rằng mọi quyết định của bạn cần phải rõ ràng, súc tích và có sức thuyết phục để “ngọn lửa nhiệt huyết” được cháy mạnh.
6. Thực Hiện Quyết Định
Khi đã bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó thì thường xuất hiện tâm trạng lo lắng, điều đó không có nghĩa là bạn đã đưa ra một quyết định sai lầm, mà đó chỉ là trạng thái tâm lý thường thấy mỗi khi chúng ta đối diện với khó khăn. Do đó, thay vì tốn thời gian sợ sệt hoặc ủ ê thì bạn hãy tập trung vào việc thực hiện quyết định.
7. Đánh Giá Tổng Quan
Cuối cùng, bạn đừng quên học hỏi từ chính quyết định và những việc đã làm. Tích góp kinh nghiệm từ chính bản thân sẽ giúp bạn tiến bộ lên từng ngày. Ngoài ra, bạn cũng có thể trao đổi với những người khác để nhận từ họ những lời động viên, chia sẻ, và góp ý chân thành nhất.
Và nếu phát hiện ra điều gì mới thì bạn cần thay đổi lại kế hoạch của mình để nó được hoàn hảo hơn. Do đó, bạn hãy trở về với lời khuyên thứ 3, và sử dụng kiến thức mới để sửa lại kế hoạch của mình. Tóm lại, đưa ra quyết định thì dễ nhưng để đưa ra quyết định đúng yêu cầu phải có kiến thức, kỹ năng và cả kinh nghiệm.