Khái Niệm Về Kỹ Năng Đặt Câu Hỏi Trong Giao Tiếp
Mọi người thường hay có câu “Đặt một câu hỏi đúng còn hơn vạn lần tìm câu trả lời đúng cho một câu hỏi sai”. Chính vì thế, một trong những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp hằng ngày chính là ĐẶT CÂU HỎI. Nói dễ hiểu hơn, đặt câu hỏi như cách để chúng ta dẫn dắt câu chuyện trong quá trình giao tiếp đi theo chiều hướng hiệu quả hơn, đúng với mục đích cuộc hội thoại.
Ví dụ như trong một cuộc phỏng vấn xin việc. Thì người phỏng vấn nên chuẩn bị những câu hỏi phù hợp để hỏi ứng viên xoay quanh vấn đề về kỹ năng, công việc. Còn những câu hỏi với nội dung về vấn đề cá nhân, gia đình,… sẽ đưa cuộc hội thoại phỏng vấn chuyển hướng khác, không mang lại hiệu quả.
Khi thường xuyên rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi, sẽ giúp bạn thiết lập được nhiều mối quan hệ tốt hơn đối với người xung quanh. Giúp bản thân trở nên mạnh dạn, tự tin và chủ động hơn trong mọi việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, khi đưa ra những câu hỏi hay, đúng thời điểm bạn còn mang lại ấn tượng tốt đối với người khác. Mang đến cơ hội thành công trong tương lai.
Các Loại Câu Hỏi Thường Gặp
Để đưa ra được những câu hỏi hay, đúng mục đích, thì chúng ta cần phải nắm rõ được các loại câu hỏi trong giao tiếp. Và nên sử dụng như thế nào trong từng tình huống cụ thể, để chọn lọc trước khi đặt câu hỏi cho người khác.
1. Câu hỏi mở – đóng
Câu hỏi đóng được hiểu đơn giản là câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời câu hỏi ngắn tầm một từ hoặc câu ngắn. Ví dụ như :”Bạn có thích đọc sách không?” Thì câu trả lời sẽ là “Có” hoặc “không”. Hoặc hỏi “Bạn đến từ đâu”. Thì câu trả lời sẽ là Thành Phố nơi bạn sống.
Câu hỏi đóng được áp dụng trong trường hợp:
- Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác.
- Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng. Chốt vấn đề trong cuộc thảo luận hoặc ra quyết định.
Câu hỏi mở thường là câu hỏi để dẫn dắt câu chuyện đi vào nội dung rộng hơn. Chúng ta dễ dàng nhận biết dạng câu hỏi mở thông qua các từ mở đầu như: Tại Sao? Bằng Cách nào? Cái gì? Câu hỏi mở giúp người nhận trả lời vấn đề rộng hơn, theo quan điểm, kinh nghiệm và suy nghĩ của bản thân.
Câu hỏi mở được áp dụng trong tình huống:
- Phát triển một cuộc trò chuyện mở để tham khảo ý kiến người đối diện.
- Tìm kiếm thêm thông tin về vấn đề đang trao đổi
- Tham khảo ý kiến người khác
2. Câu Hỏi Hình Nón
Hãy tưởng tượng đến chiếc nón lá có nhiều vòng từ to và nhỏ dần đến đỉnh chóp. Những câu hỏi dạng hình nón cũng tương tự như vậy. Mở đầu cuộc hội thoại người hỏi sẽ đưa ra những câu hỏi bao quát vấn đề. Sau đó từ từ thu hẹp thông tin, hỏi vào những vấn đề trọng tâm cho đến khi đạt được mục đích. Dạng câu hỏi này thường được áp dụng trong điều tra, hỏi cung,… để lấy được thông tin từ nhân chứng, nghi phạm.
3. Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
4. Câu hỏi tu từ
Thông thường, đây là câu hỏi không bắt buộc đối phương phải đưa ra câu trả lời. Mà thường giống như câu trả lời khẳng định dưới dạng câu hỏi tu từ. Ví dụ như: “Món ăn mà chị ấy nấu rất ngon đúng không?” Thường người đưa ra câu hỏi này muốn có được sự đồng thuận trong cuộc trò chuyện. Và câu hỏi tu từ thường được áp dụng như một cách để thu hút người nghe khi bạn đang trình bày một vấn đề nào đó.
5 Nguyên Tắc Vàng Khi Đặt Câu Hỏi Trong Giao Tiếp
Nguyên Tắc 1: Xác định mục đích câu hỏi
Để có thể đặt ra một câu hỏi hay, đúng mục đích bạn cần “lập kế hoạch” và xác định mục đích của cuộc trò chuyện trước. Khi câu hỏi có mục đích rõ ràng, người nhận có thể trả lời chính xác và cung cấp đầy đủ thông tin mà bạn cần. Một câu hỏi mơ hồ khiến người trả lời khó khăn trong việc giải đáp và làm bạn mất đi cơ hội tìm kiếm được thông tin mong muốn. Từ mục đích câu hỏi, bạn phải xác định xem đâu là câu hỏi trọng tâm và đâu là câu hỏi phụ.
Nguyên tắc 2: Dựa vào mối quan hệ của đối phương để đặt câu hỏi
Sau khi đã xác định được mục đích câu hỏi, bước tiếp theo bạn cần làm là xác định mối quan hệ với đối phương trong giao tiếp. Việc này sẽ giúp bạn sử dụng được đại từ nhân xưng cũng như là phong cách nói chuyện phù hợp, lịch sự. Ví dụ, bạn nên sử dụng từ ngữ khiêm tốn, lịch sự đối với cấp trên, dùng từ đơn giản, gần gũi với bạn bè thân thiết. Với đối tác, việc lựa chọn từ ngữ lịch thiệp và sử dụng từ ngữ mang tính thuyết phục với khách hàng là cần thiết.
Nguyên tắc 3: Dùng từ ngữ và thái độ phù hợp
Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến việc lựa chọn, sử dụng từ ngữ thích hợp và thái độ đặt vấn đề của mình. Bạn không nên hỏi nhiều câu cùng một lúc hay hỏi quá dồn dập với thái độ thiếu lịch sự. Điều này sẽ khiến cho người được hỏi cảm thấy bị “ép” và cuộc nói chuyện sẽ nhanh chóng đi vào ngõ cụt. Bạn nên dẫn dắt người đối diện đến các câu hỏi một cách từ tốn giúp họ thoải mái và dễ dàng đưa ra các câu trả lời.
Nguyên tắc 4: Không ngắt lời và đặt câu hỏi trong khi đối phương còn đang nói
Nguyên tắc quan trọng trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào là không nên ngắt lời người khác. Mặc dù bạn đang rất muốn đưa ra câu hỏi để hỏi đối phương. Nhưng khi họ đang còn trả lời hoặc chia sẻ vấn đề nào đó thì không nên ngắt lời để đưa ra câu hỏi của bản thân. Hãy đợi họ chia sẻ xong vấn đề rồi bạn đưa ra câu hỏi của bạn để dẫn dắt tiếp tục cuộc thảo luận.
Nếu có áp lực về thời gian và người đó đã lạc đề thì tất nhiên bạn cần phải cắt ngang câu chuyện nhưng cần thực hiện với thái độ lịch sự nhất có thể. Điều này cho thấy bạn tôn trọng những gì họ đang nói. Hãy nói một điều gì đó như “Xin lỗi, tôi muốn chắc rằng tôi hiểu bạn. Những gì tôi hiểu là…” và sau đó đưa họ trở lại với vấn đề đang thảo luận.
Nguyên tắc 5: Lắng nghe chân thành và tôn trọng câu trả lời của người khác
Khi đưa ra câu hỏi, chắc hẳn ai cũng muốn nhận được câu trả lời và những thông tin hữu ích, cần thiết cho mục đích của bạn. Tuy nhiên, một số trường hợp có thể do bất đồng quan điểm, hoặc do kinh nghiệm, kiến thức của đối phương không thể đáp ứng được câu trả lời bạn mong muốn. Thì bạn vẫn phải kiên trì và chân thành lắng nghe câu trả lời của người được hỏi.
Tôn trọng những thông tin và câu trả lời họ cung cấp, để đối phương cảm nhận được sự chân thành từ bạn, từ đó tin tưởng chia sẻ và thoải mái hơn trong khi trả lời câu hỏi. Hãy nhớ luôn nói lời cảm ơn sau khi nhận được câu trả lời của người được hỏi và cám ơn những thông tin họ đã cung cấp cho bạn.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích cũng như là những nguyên tắc hay để áp dụng vào trong giao tiếp hằng ngày. Từ đó nâng cao thêm kỹ năng đặt câu hỏi và có thêm nhiều thuận lợi khi giao tiếp trong công việc và cuộc sống. Nếu có bất kỳ câu hỏi hay hay chia sẻ thêm về kỹ năng đặt câu hỏi. Bạn có thể comment trực tiếp dưới bài viết này nhé!