Phát triển năng lực cá nhân, nâng cao năng lực làm việc, xây dựng lộ trình thăng tiến, đánh giá chất lượng huấn luyện và đào tạo, tìm kiếm ứng viên phù hợp… là những vấn đề về nhân sự được quan tâm hàng đầu tại các doanh nghiệp hiện nay. Để giải quyết những vấn đề trên, hôm nay FamHRM sẽ giới thiệu đến các bạn một giải pháp giúp xây dựng khung năng lực cho nhân sự, thông qua mô hình Từ điển năng lực KEEFIAS.
Từ điển Năng lực KEEFIAS là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu về KEEFIAS là gì, chúng ta cần làm rõ định nghĩa thế nào là (1) Năng lực là gì? (2) “Từ điển năng lực” là gì?
Năng lực là sự kết hợp các yếu tố như: kiến thức, kinh nghiệm, tư duy, kỹ năng và thái độ đã có sẵn hoặc ở dạng tiềm năng của một người (hoặc nhóm người). Năng lực có thể được học hỏi và hoàn thiện dần bởi một cá nhân, đội nhóm hoặc tổ chức để thực hiện thành công nhiệm vụ.
Từ điển năng lực là tập hợp tất cả năng lực được chuẩn hoá và áp dụng cho một tổ chức, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.
Bộ từ điển năng lực được các doanh nghiệp sử dụng và tham khảo hiện nay đó là ASK, KEEFIAS, COID. Tùy vào đặc thù công việc, văn hóa và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp xây dựng cho riêng đơn vị mình một bộ từ điển năng lực hữu dụng. Trong đó, KEEFIAS được viết tắt từ các từ sau: Knowledge (kiến thức), Education (bằng cấp), Experience (Kinh nghiệm), Flexibility (linh hoạt), Interactive (tương tác), Attitude (thái độ) và Skills (kỹ năng). 7 yếu tố này sẽ giúp chúng ta đánh giá và xây dựng toàn diện mô hình từ điển năng lực:
- Knowledge (Kiến thức): kiến thức chuyên môn cần có tương ứng cho từng vị trí nhân sự. Đây cũng là yếu tố đầu tiên các nhà tuyển dụng sẽ dựa vào để hỏi ứng viên các câu hỏi cơ bản liên quan đến kiến thức như: Bạn đã học những gì, bạn học sâu cỡ nào, kiến thức đó bạn sử dụng được đến đâu…
- Education (Bằng cấp): yếu tố liên quan đến trình độ học vấn, chẳng hạn như bạn đã từng học ở đâu, đã có bằng cấp gì, học đến level nào,…
- Experience (Kinh nghiệm): Yếu tố kinh nghiệm đòi hỏi bạn kể về những công việc trước đây đã từng làm việc, làm ở nơi nào, làm trong thời gian bao lâu và đảm nhiệm vai trò gì trong doanh nghiệp cũ. Bên cạnh đó, là những thành tựu đã đạt được (nếu có) trong quá trình làm việc.
- Flexibility (Linh hoạt): Yếu tố phản ánh khả năng tiếp cận vấn đề thấp/cao, chủ động hay bị động. Tính linh động còn thể hiện xuyên suốt trong quá trình xử lý và giải quyết vấn đề.
- Interactive (Tương tác): Khả năng tương tác đóng vai trò quan trọng khi bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp năng động và cạnh tranh, đặc biệt là khi phải thường xuyên gặp gỡ và giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác khách hàng. Khi có được khả năng tương tác tốt, sẽ giúp bạn và cả doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và mở rộng thêm nhiều mối quan hệ.
- Attitude (Thái độ): Thể hiện thái độ làm việc của bạn đối với công việc (bao gồm cả nghề nghiệp)
- Skills (Kỹ năng): Được hiểu là những hành động, thao tác được thực hiện một cách thuần thục. Có thể xem là kết quả của sự kết hợp giữa kiến thức học được và kinh nghiệm làm trong thời gian dài hình thành.
Đây được xem như 7 yếu tố cần thiết để xây dựng nên mô hình từ điển năng lực cho mỗi nhân sự trong doanh nghiệp, bất kể vị trí nào từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất. Để bộ phận nhân sự có thể dựa vào đây đánh giá năng lực và xây dựng nên những chính sách, lộ trình phát triển dài hạn cho nhân sự.
Vai trò của Từ điển năng lực KEEFIAS trong quản trị nhân sự
Tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp chính là nhân sự, nhân sự có năng lực càng cao thì doanh nghiệp càng phát triển và bền vững. Chính vì thế, nếu mỗi cá nhân được bồi dưỡng tốt năng lực, đánh giá và sử dụng đúng với năng lực của mình sẽ giúp phát huy tối đa giá trị, tố chất tiềm ẩn của người nhân viên. Và mô hình từ điển năng lực KEEFIAS cũng góp phần quan trọng giúp phòng nhân sự làm tốt việc này:
- Hoạch định kế hoạch nhân sự: phòng nhân sự sẽ dựa trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn của doanh nghiệp trong từng vị trí, sau đó so sánh với từ điển năng lực KEEFIAS của từng nhân viên. Rồi đưa ra mục tiêu, kế hoạch phát triển năng lực cho nhân sự trong thời gian tiếp theo.
- Tuyển dụng: Mô hình KEEFIAS còn hỗ trợ đắc lực cho công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp. Giúp cho nhà tuyển dụng có được đầy đủ các tiêu chí để đưa ra phỏng vấn ứng viên. Qua đó đảm bảo lựa chọn và tuyển dụng được đúng người, đúng việc và đầy đủ năng lực đảm nhiệm được vị trí mà công việc yêu cầu.
- Đào tạo và phát triển năng lực nội bộ: khi thực hiện đánh giá định kỳ mô hình từ điển năng lực cho mỗi nhân sự trong công ty, sẽ giúp phòng nhân sự có được số liệu so sánh năng lực của nhân sự ở mỗi mốc thời gian nhất định. Từ đó lên kế hoạch đào tạo và phát triển đúng với năng lực của từng cá nhân, đảm bảo tính hiệu quả cao nhất.
- Đánh giá khen thưởng và thăng chức: Khi doanh nghiệp có được tiêu chuẩn, mô hình từ điển năng lực chuẩn mực cho từng vị trí thì sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc, KPI của từng nhân sự. Phản ánh được chân thực, khách quan và độ chính xác cao về nhân lực của nhân sự trong thời điểm nhất định. Từ đó phòng nhân sự sẽ dựa vào kết quả để đánh giá đề xuất mức lương, thưởng phù hợp với năng lực. Đối với những nhân sự đạt thành tích tốt, năng lực phát triển và tăng cao mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp sẽ đề xuất tăng bậc lương hoặc thăng chức (gắn liền với lộ trình thăng tiến).
Xây dựng mô hình từ điển năng lực KEEFIAS cho doanh nghiệp
Thông thường, có 5 bước cơ bản để xây dựng nên mô hình từ điển năng lực KEEFIAS cho doanh nghiệp:
Bước 1: Dựa vào thông tin sơ đồ tổ chức, vị trí và chức danh đã được phân tích, bạn cần lên danh sách tiêu chuẩn năng lực chung và riêng mà doanh nghiệp cần có đối với từng vị trí nhân sự. Bên cạnh đó phải phù hợp, bám xác với văn hoá và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Bước 2: Định nghĩa rõ ràng cho mỗi yếu tố năng lực, đưa ra tiêu chí cụ thể và mô tả cho từng năng lực tương ứng với từng vị trí nhân sự trong doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định 5 mức độ biểu hiện hành vi của năng lực từ cao xuống thấp và mô tả cụ thể cho từng cấp độ đó.
Bước 4: Nếu sử dụng mô hình để tuyển dụng nhân sự mới, thì bước này bạn sẽ lên danh sách các câu hỏi liên quan để dùng trong phỏng vấn ứng viên. Nếu sử dụng nội bộ để đánh giá nhân sự, hãy đưa tiêu chuẩn cho mỗi nhân sự tự đánh giá. Dựa vào kết quả đó để xác định khoảng cách. Đưa ra các phương án đào tạo năng lực cho nhân sự phù hợp.
Bước 5: Định kỳ đánh giá kết quả tiêu chuẩn từ điển năng lực của nhân sự ở từng vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp. Từ đó, xác định tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp với định hướng phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức.
Những lưu ý khi xây dựng mô hình từ điển năng lực KEEFIAS
Để có thể xây dựng hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao cho mô hình từ điển năng lực KEEFIAS, thì người thực hiện yêu cầu phải có:
- Kiến thức và nền tảng vững chắc về quản trị doanh nghiệp và thấu hiểu doanh nghiệp của mình
- Hiểu rõ được chiến lược tuyển dụng của thị trường và yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp
- Nghiên cứu hành vi, tâm lý của ứng viên trong tuyển dụng và nhân sự trong quá trình làm việc
- Đưa ra tiêu chuẩn sát với thực tế nhất, không quá cao cũng không quá thấp để mang lại hiệu quả thực tế cho doanh nghiệp khi xây dựng thành công mô hình KEEFIAS.
Để xây dựng thành công mô hình từ điển năng lực KEEFIAS cho doanh nghiệp thật sự không phải một quy trình đơn giản. Đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều bộ phận liên quan một cách chặt chẽ, và sự trung thực của mỗi thành viên khi tham gia quá trình đánh giá. Nhưng nếu thành công xây dựng được bộ chuẩn mô hình từ điển năng lực cho cho từng bộ phận, vị trí trong doanh nghiệp thì sẽ mang lại nhiều giá trị và giúp cho doanh nghiệp có được kế hoạch phát triển, bồi dưỡng năng lực cho nhân sự một cách hiệu quả nhất.