Bạn đang cảm thấy “Ghen tị” vì nhiều người thành công, quản lý nhiều công việc nhưng có vẻ rằng quỹ thời gian của họ không hề bị rối loạn có vẻ rất thảnh thơi. Đúng vậy khi một người quản lý thời gian tốt thì họ có thể làm được nhiều công việc thường nhật, sửa chữa các sai phạm, hoặc tạo ra nhiều cơ hội mới và có thời gian để chăm sóc cho bản thân. Bài viết dưới đây sẽ chỉ dẫn ra 8 cách để bạn có thể nâng cao khả năng quản lý thời gian.
1. Chủ động viết ra giấy những điều cần nhớ
Khối óc của chúng ta không phải “siêu phàm” đến nỗi nhớ hết mọi thứ chỉ một lần, và việc cố gắng nhồi nhét chỉ làm tốn thời gian. Cách làm hiệu quả hơn chính là viết ra danh sách việc cần làm, và điều này chắc chắn sẽ hữu ích trong kiểm soát các dự án và công việc. Từ đây, bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức hơn. Công nghệ hiện đại ngày nay phát triển thêm khá nhiều phần mềm cho phép bạn làm việc này vào smartphone để mang đi theo mọi lúc mọi nơi.
Ngay bây giờ, bạn hãy liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Nhờ vào danh sách này, bạn sẽ dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình, và biết bản thân cần phải làm gì vào giờ nào. Như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian để nhớ việc cần làm, đã làm, và chưa làm.
2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê được danh những việc bạn muốn đạt được trong tương lai hoặc hoàn thành trong ngày, bạn nên dành thời gian chia nhỏ chúng theo thứ tự ưu tiên. Chẳng hạn như mục tiêu nào thực hiên trước, mục tiêu nào thực hiện sau, mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Khi phân chia thứ tự rõ ràng thì bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ, lựa chọn và quyết định.
Gợi ý với những công việc quan trọng ảnh hưởng chính đến cuộc sống sau này, thì bạn nên giành khoảng 50-60% quỹ thời gian của mình để tập trung tìm hiểu, và giải quyết từng bước. Những việc quan trọng mang tính thời hạn lâu dài, thì bạn nên có một kế hoạch làm việc cụ thể nhu đầu tư khoảng 20% quỹ thời gian làm việc. Nhờ vậy thì công việc của bạn sẽ được hoàn thành đúng thời gian, và đủ khoảng trống để tiếp tục làm những công việc còn lại. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo Q1, Q2, Q3, Q4 dưới đây.
Tóm lại, bạn hãy bắt đầu một ngày, một tuần và một tháng làm việc mới bằng kế hoạch chi tiết. Mỗi ngày ngay sau khi thức dậy, bạn hãy cố gắng dành ra 5-10 phút để lên kế hoạch trước những việc cần làm và đặt ra mục tiêu cho những công việc ấy. Hãy xác định 3 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày là gì và quyết tâm thực hiện nó cho bằng được. Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày do phát sinh thêm việc mới, nhưng bạn hãy luôn cố gắng để thực hiện đúng mục tiêu mình đã đề ra trong ngày, đó chính là nền tảng cho việc hoàn thành mục tiêu của những ngày kế tiếp đấy. Và sau cuối ngày làm việc, bạn hãy tổng kết lại những mục tiêu đã hoàn thành, và xem bản thân còn thiếu sót điều gì. Tiếp tục lập danh sách các việc cần làm cho ngày hôm sau. Cứ như vậy, bạn sẽ sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả hơn.
3. Tìm ra khung thời gian vàng để làm việc hiệu quả
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng. Điều này cũng đồng nghĩa rằng mỗi người sẽ có một khung giờ vàng làm việc hiệu quả và tập trung nhất. Thực tế, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng sớm, có người lại vào buổi chiều hay vào đêm khuya.
Do vậy, bạn cần xác định “khung giờ vàng” của chính mình, và đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, và kém hấp dẫn hơn như đọc tin tức, kiểm tra công việc.
4. Rèn luyện kỹ luật thép và tăng độ tập trung
Để sử dụng thời gian một cách khoa học, thì bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và nghiêm túc làm theo. Chắc chắn thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ và làm quen. Khi mọi thứ vào “guồng” thì bạn sẽ nhận thấy nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc. Và hiển nhiên tình trạng “vắt giò lên cổ” để chạy đua với thời gian sẽ nhanh chóng kết thúc.
Ngoài ra, bạn cần sự tập trung để tăng năng suất, và không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó, thì bạn đừng để bản thân bị quấy rối bởi điện thoại, tin nhắn mạng xã hội, hoặc thức ăn linh tinh trên bàn làm việc. Quan trọng nhất là hãy đừng làm nhiều việc cùng lúc, mà cứ thong thả giải quyết từng cái một.
5. Sắp xếp gọn gàng không gian làm việc
Một bàn làm việc gọn gàng thì nó không những tăng sự hứng thú, mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Gợi ý là luôn để đồ đạc ở một vị trí cố định; sau khi sử dụng hãy để mọi thứ lại đúng vị trí quy định; sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để dễ dàng tìm kiếm; hoặc phân loại tài liệu theo từng danh mục cụ thể nhằm tránh tình trạng lung tung bàn làm việc chỉ để tìm một tờ giấy tờ nào đó.
Khi đã quen với một bàn làm việc ngăn nắp, gọn gàng, thì bạn sẽ thấy được sự quản lý hiệu quả thời gian. Chắc chắn, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm đồ đạc hay phải mất hàng tiếng đồng hồ để “tổng vệ sinh” không gian làm việc lộn xộn.
6. Tránh kiểu làm việc ngẫu hứng và bám sát Deadline
Đa phần những người quản lý thời gian không hiệu quả, làm việc kém năng suất là những người làm việc theo cảm hứng. Họ không làm việc theo những nguyên tắc nhất định, không chọn ưu tiên những công việc quan trọng, và họ làm bất cứ việc gì theo cách họ muốn và nghỉ ngơi khi không còn cảm hứng… Thực tế, làm việc theo cảm hứng sẽ khiến bản thân mất nhiều thời gian để hoàn thành, và thường xuyên rơi vào tình trạng trễ deadline. Trong khi những người biết quản lý thời gian hiệu quả họ sẽ làm ngược lại hoàn toàn như thế.
Hãy luôn đem theo bên mình 1 cuốn sổ ghi lịch làm việc để biết bản thân phải làm gì trong tuần, trong tháng, hay trong năm; đặt 1 quyển lịch bàn hoặc sử dụng phần mềm quản lý thời gian trên chiếc điện thoại. Tất cả chúng đều rất cần thiết để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, và đánh dấu những công việc ưu tiên. Từ đây, bạn sẽ hạn chế được tình trạng “ngẫu hứng” vì đang cần làm việc gì, và sếp cũng không còn phàn nàn về tình trạng trễ deadline của bạn.
7. Học cách từ chối với những thứ không cần thiết
Đừng dễ dàng chấp nhận nhiều lời hứa hẹn từ người khác, vì bạn không chắc rằng bản thân còn đủ năng lực để làm việc. Hoặc bạn cũng đừng chủ động nhận việc khi không hiểu rõ, vì có thể bạn sẽ bị quá tải.
Tìm hiểu rõ việc được yêu cầu, xem xét lại khung thời gian, và tự đánh giá năng lực cá nhân để hiểu rằng bạn có nên nói “có” hay nói “KHÔNG”. Tốt nhất là bạn hãy học cách nói “KHÔNG” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.
8. Đánh giá lại tổng quan công việc mỗi ngày
Cuối cùng, trước khi kết thúc một ngày làm việc thì bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra bản thân đã làm được những gì và chưa làm được gì; bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không; quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự hợp lý chưa, và nếu chưa thì hãy tìm ra lý do và khắc phục.
Cứ bằng cách tổng kết sơ bộ mỗi ngày như thế này, bạn sẽ nâng dần khả năng quản lý thời gian của bản thân, và tiết kiệm khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho những việc cá nhân khác.