Không phải ai cũng có các sở trường, điểm mạnh giống nhau nên cứ “lao đầu” vào làm mà không tính toán kĩ lưỡng sẽ dễ hao phí nhân lực lẫn vật lực, và cả thời gian quý báu. Vì thế cho nên trước khi bắt tay vào làm bất cứ việc gì, bạn cần phải lập ra cho mình một bản kế hoạch thật chi tiết. Nhìn vào đó thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để rèn luyện và phát huy phù hợp.
Bài viết dưới đây sẽ cho ta hiểu đúng về định nghĩa và vai trò lập kế hoạch, các loại kế hoạch, và cả quy trình “chuẩn” để có kế hoạch hiệu quả, chi tiết nhất.
Định nghĩa lập kế hoạch
Lập kế hoạch được hiểu là hành động xác định rõ mục tiêu cần đạt của tổ chức/cá nhân. Sau đó, tùy vào mục tiêu mà hình thành các chiến lược chung hay các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức. Ngoài ra, lập kế hoạch còn được hiểu là việc chọn lựa trước một phương án hành động trong tương lai cho tổ chức, cá nhân trên cơ sở xác định mục tiêu cần đạt và phương pháp đạt được mục tiêu đó.
Vai trò của việc lập kế hoạch
Có 4 vai trò chính của hành động lập kế hoạch bao gồm:
- Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó tổ hơn với những tình huống bất định. Trong thực tế các hoạt động diễn ra luôn bất ngờ và thay đổi liên tục. Nhưng nếu có kế hoạch ứng phó với những tình huống nhất định, khi sự việc xảy ra sẽ lập tức có những phương án xử lý phù hợp.
- Giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong tổ chức. Chúng ta không thể làm việc hiệu quả nếu như không có định hướng cụ thể cho công việc mình đang làm. Vì vậy kế hoạch đóng vai trò như “kim chỉ nam” giúp dẫn đường trong công việc đang thực hiện.
- Giúp giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí cho cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện công việc.
- Giúp cho việc xây dựng các mục tiêu, tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra.
Loại hình của việc lập kế hoạch
Hiện tại, có 3 kiểu loại hình lập kế hoạch gồm:
- Theo thời gian: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
- Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động): kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể), kế hoạch tác nghiệp.
- Theo hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân quỹ.
Quy trình lập kế hoạch
Chúng ta sẽ sử dụng mô hình 5W – 1H để tạo nên một kế hoạch sơ bộ tổng quát.
1. Xác định lý do (WHY)
Để có thể lập kế hoạch công việc hiệu quả và thành công, đầu tiên bạn cần phải biết lý do tại sao phải tham gia vào công việc này, ý nghĩa của nó đối với công việc và sự nghiệp của bạn. Cũng như ý nghĩa của nó với tổ chức, công ty mà bạn đang làm việc. Thêm nữa, không phải kế hoạch nào cũng thành công nên bạn cũng phải ước lượng trước hậu quả có thể xảy ra nếu như mọi sự thất bại.
WHY chính là W đầu tiên mà bạn cần quan tâm, và nó cũng được xem là cái khởi điểm quan trọng. Chỉ khi bạn đã tìm hiểu thật rõ về mọi thứ, xác định trước những yêu cầu cũng như mục tiêu mà bạn muốn định hướng tới, thì việc lập kế hoạch cũng như đánh giá hiệu quả sẽ hiệu quả nhất.
2. Xác định nội dung công việc (WHAT)
![Mẫu kế hoạch 5w1h2c5m [Mới nhất 2024]](https://famhrm.net/wp-content/uploads/2024/02/ky-nang-lap-va-to-chuc-ke-hoach-67-2.jpg)
Chữ W tiếp theo chính là WHAT – tức là bạn cần tìm hiểu rõ nội dung công việc mà bạn muốn làm đó là gì. Điều này thì bạn có thể hiểu rằng kế hoạch này cần phải “làm cái gì” ở từng bước công việc với nội dụng cụ thể. Nếu không liệt kê chi tiết những nội dung cụ thể, bạn sẽ dễ bị rơi vào tình trạng hoang mang, không biết nên làm việc gì và luôn trong tâm trạng sợ sai sót.
Nếu bạn đã nắm rõ chữ WHAT thì bạn sẽ giảm thiểu khả năng bỏ sót nhiệm vụ, cũng như bảo đảm hoàn thiện mọi thứ đúng theo từng bước của quy trình “chuẩn”.
3. Xác định địa điểm – công đoạn (WHERE)
Chữ W thứ ba chính là WHERE – nghĩa là ở đâu. Bạn cần phải biết được công việc phải làm sẽ diễn ra ở đâu, hoặc xảy ra ở công đoạn nào. Cụ thể hơn là các ví dụ câu hỏi như sau: Công việc đó thực hiện tại đâu?; Giao hàng tại địa điểm nào?; Kiểm tra tại bộ phận nào?; Testing những công đoạn nào?… Khi xác định được địa điểm và công đoạn cụ thể, bạn sẽ bám sát deadline tốt hơn, không bị trễ tiến độ chung của kế hoạch.
4. Xác định khoảng thời gian (WHEN)
Bạn sẽ không thể lập kế hoạch mà bỏ qua mục “thời gian”, bởi điều này sẽ cho phép bạn biết rằng cần làm việc đó vào khoảng thời gian nào là hợp lý. Cụ thể hơn là công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
Để xác định chính xác thời hạn làm công việc, thì bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Tiêu biểu có 4 loại công việc khác nhau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Với các ưu tiên như vậy thì bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước. Cứ lần lượt như vậy để đến công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
5. Xác định những người liên quan (WHO)
Một kế hoạch được lập ra sẽ liên quan đến rất nhiều người. Chúng ta có tóm gọn chữ WHO qua vài khía cạnh sau:
– Ai làm việc đó,
– Ai kiểm tra,
– Ai hỗ trợ,
– Ai chịu trách nhiệm…
Khi xác định được nhiệm vụ cụ thể của từng người, sẽ dễ dàng hơn trong việc phối hợp công việc của đội nhóm trong kế hoạch chung. Mỗi người sẽ biết được cụ thể vai trò và trách nhiệm của mình, hạn chế sự đùn đẩy công việc. Từ đó góp phần tăng hiệu quả của kế hoạch chung.
6. Xác định phương pháp thực hiện (HOW)
Cuối cùng là xác định phương pháp thực hiện, và điều này tương ứng với chữ HOW. Bạn cần biết phải hoàn thiện công việc này như thế nào, cần chuẩn bị những tài liệu hướng dẫn cũng như nội dung kèm theo cùng với cách thức thực hiện công việc cụ thể với từng tiêu chuẩn của công việc đề ra. Tất nhiên, bạn cũng cần liệt kê những máy móc, công cụ thiết bị hỗ trợ cho công việc sắp làm.
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy. Bạn sẽ đối diện với những điểm không trùng với quá trình thực hiện và cá nhân/tổ chức cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, cá nhân/ tổ chức hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra một số phương án dự phòng.
Kiểm Tra – Thực Hiện – Phản Hồi – Tổng Kết Kế Hoạch
Bước cuối bao gồm 4 công đoạn nhỏ gồm: KIỂM TRA – THỰC HIỆN – PHẢN HỒI – TỔNG KẾT. Sau khi đã lập kế hoạch theo đúng quy trình, thì bạn cần kiểm tra lại toàn bộ. Điểm qua những vấn đề cần sửa chữa và thảo luận với đội nhóm.
Nếu tất cả đều thông qua thì bạn sẽ tiến hành theo đúng mục tiêu, yêu cầu, khối lượng, và deadline đã đề ra. Tất nhiên sẽ luôn có nhiều vấn đề phát sinh cho nên bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và phản hồi công việc đạt được với mục tiêu ban đầu. Từ đây, bạn sẽ hiểu được dự án đã tiến hành đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, cũng như có bất trắc gì bất ngờ xảy ra để giải quyết kịp thời.
Và tất nhiên khi hoàn thành xong dự án khó khăn nhưng triển vọng lớn, thì bạn tổng kết lại những gì đã đạt được và không đạt được để rút kinh nghiệm cho các dự án tương lai. Sau đó, bạn cũng nên “tự thưởng” cho bản thân hoặc tổ chức buổi tiệc khích lệ tinh thần và khen thưởng cho đội nhóm thực hiện dự án (nếu bạn là quản lý) để mọi người tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo.
Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập ra được một kế hoạch thật hoàn chỉnh, chi tiết và thực hiện thành công mục tiêu công việc.